OCR（光学文字読み込み）機器によるデータのアップロード
PDFファイルから文字データをコピーしてアップロード
画像ファイルから文字データを抽出してアップロード
テキストファイルをカスタマイズ無しでそのままアップロード
前回お話をさせていただきました、スマートフォンやタブレットPCの背面カメラで得意先さんの発注書や仕入先さんのINVOICEを読み取ってデータの取り込みをおこなう機能についてですが、今回はその続きとして同機能の様々な応用方法について話をさせていただければと考えております。
先ず、OCR機能ということで、実際に取引先さんから送られてくる資料が紙媒体のものしか無いのであれば、自動でデータ取り込みをおこなうにはこれはどうしてもOCR機器が必要になる訳で、前述のようにお手持ちのスマートフォンがそのまま使えるとしても、スマートフォンで資料を読み取りながらそのデータをPCのモニター上に転送してデータが有っているかどうかを確認していくという作業には少々慣れが必要になります。
ただ昨今ですと紙の資料のみというケースはあまりなく、特に得意先さんからの発注書については先ずはメール等でPDFファイルや場合によってはEDIシステムに使えるようなEXCEL等のテキストデータが送られてくることも多いかと思います。それで、PDFファイルの場合ではそれをそのままシステムに読み込むことは出来ないのですが、元々テキストデータから作成されたPDFであれば、画面に表示した状態でカーソルを文字の上に動かしてやればテキストデータとして選択をおこなうことが可能ですし、またPDFのアプリでテキストファイルに変換することも出来ますので、そういった方法で抽出したテキストデータをそのままシステムのテキストアップロード画面にコピーをすれば、前回説明しましたOCR機器にて読み込んだ情報をシステムに取り込む機能をそのまま使用することが可能となります。この手法であればPCのモニターのみで操作が可能ですので、今までの作業とさほど違和感はなく、しかもデータ品質を向上させた上で入力作業の省力化が行えるようになるのではないでしょうか。
また書類がPDFではなくJPEG等の画像ファイルで送られてくるケースもあるかと思いまして、その場合は弊社システムに標準装備されておりますOCR機能を使用してテキストデータに変換していただいた後、同じようにテキストアップロード画面にデータ転送をおこなうことも可能になっております。
次に得意先さんから送られてきたEXCELシートやテキストファイルからデータの自動取り込みが行えるかどうかを考えてみます。といいますのはデータ量が少ないケースであればさほど問題にはならないのですが、1日に数百枚も発注書が送られてくるようなケースですと、PDFファイルから1枚ずつコピー作業をおこなうというのは少し無理がありまして、その場合可能であれば一括でデータのアップロードが行えるのであれば、それがベストだと思います。
それで通常であればEDIシステムと言いますかデータのアップロード機能を構築して対応する流れになるかと思いますが、ただこの取引先さんに合わせたアップロード機能というのは思ったより単純にはいかないことの方が多く、それはシステムを自社内で完結させることが出来ないからという理由となります。具体的には得意先さんから送られてくる発注データにしろ仕入先さんから送られてくるINVOICEデータにしろ、当然のことながら取引先さんが現在使用されているシステムの機能によりEXCELシートやらテキストファイルにデータを出力される訳で、どのようなフォーマットでデータを作成されるかについては、自社のシステムでは手が出せない部分となります。例えばエクセルの1列目に発注番号が格納されることもあれば発注日付が格納されることもあり、また日付の形式が年月日になっていることもあれば月日年になっていたり、中には見出しと明細でファイルが分かれているケースとかもあり、取引先さんとしてはこちらの都合とは無関係に自由自在にデータ作成がおこなえる状態と言えます。
もちろんフォーマットを統一してもらうようにお願いすることが可能であれば何の問題も無いのですが、そこは取引先さんとの関係もありますので現実問題として難しいことが多く、全ての取引先さんにそれを実施してもらうのは先ず不可能ではないでしょうか。そこで通常は得意先さんごと仕入先さんごとに異なるプログラムを用意してデータ取り込みをおこなう形を目指すのですが、ただこの作業も一筋縄ではいきません。仮に取引先さんが100社ほどであったとすると、単純に考えますと100パターンの読み込みプログラムが必要となる訳で、100社からフォーマットの中身を教えてもらい同内容を元に全てを自社開発若しくは外部のシステム業者に開発をお願いするとすれば、費用工数的にはかなり大きなものとなってしまいます。またそのプログラムが完成したとしましても、取引先さんの方でも永遠に同じシステムを使われる訳ではなく、先月までは同じフォーマットだったものが今月から新しい項目が加わったりといった仕様変更は頻繁に行われまして、それが100社相手となりますと毎月のように何らかの対応をおこなわないといけなくなり、システム変更の泥沼にはまってしまう姿は容易に想像できます。
この為、通常は全てのフォーマットに対応するのではなく、件数の多い主要な取引先データのみ特別な読み込みプログラムを作成して対応をするケースがほとんどでありまして、せっかく目の前に使えるデータがありながらも活用できていないという話はよく耳にいたします。
そこで弊社では前述のOCR機能を活用したテキストデータからのアップロード処理と同様、データ取り込みロジックにAIの要素を盛り込むことにより、いかなるフォーマットでも読み込むことが出来るEDIシステムを開発いたしました。具体的な手法の説明については次回に回させていただきますが、要はファイルの1列目に発注番号が来ようが発注日付が来ようが、システム側で必要項目が何れのポジションに格納されているのかを自動的に解析した後にデータ取り込みをおこなうというもので、これであればフォーマットが100種類あろうが200種類あろうが、また取引先さんの都合でフォーマットが突然変更されたとしても、システム側では何らカスタマイズをおこなうことなくそのままの状態で使用出来るといった優れものとなっております。
基本機能としてましては、受注データと仕入INVOICEデータの2つの取り込み機能となりますが、その他にも自社内の別システムとのデータ連携等にも応用できますので、現在業務管理システムにおける取引データの入力作業に対する改善をご検討されている方や、様々なシステム間のデータ連携についてご検討されている方がいらっしゃいましたら、お気軽にお問い合わせをいただけますでしょうか。
BANGKOK TOKI SYSTEM CO., LTD.
住所：333 Lao Peng Nguan Tower 1, 17th Floor, Unit B1, SoiChaypuang,
Viphavadi-Rangsit Road, Chomphol, Chatuchak, Bangkok 10900
電話：0-2618-8310-1 ファクス：0-2618-8312 Eメール：toki@ksc.th.com
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